Datenschutzerklärung für FotoboxSuite Website und Kundenportal

Stand: 08.06.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist Patrick Loewe, Völkerhausen 16, 31860 Emmerthal, Deutschland, E-Mail: info@fotoboxsuite.de.

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen können jederzeit an die oben genannte E-Mail Adresse gerichtet werden.

3. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, soweit dies für Website, Anfragebearbeitung, Kundenkonto, Windows App, Kundenportal, Eventverwaltung, Geräteverwaltung, Online Galerien, Foto-Uploads, Rechnungsbereich, Support, Updatekanal, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung eingeholt wird.

4. Website und Server Logs

Beim Aufruf der Website und API werden technische Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, URL, HTTP Status, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem und technische Verbindungsdaten. Zweck sind Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention und IT-Sicherheit.

5. Hosting und technische Dienstleister

FotoboxSuite wird auf gemieteter Serverinfrastruktur betrieben. Eingesetzte Hosting- und technische Dienstleister werden vertraglich eingebunden, soweit sie personenbezogene Daten verarbeiten. Nicht final bestätigte Anbieter werden nicht als Unterauftragsverarbeiter behauptet.

6. Cookies und lokaler Speicher

FotoboxSuite nutzt nur technisch notwendige Cookies und lokalen Speicher für Login, Sitzungsverwaltung, CSRF-Schutz, Portalstatus, Sicherheitsfunktionen und die Cookie-Bestätigung. Tracking, Pixel und externe Analyse-Dienste sind nicht aktiviert. Details stehen in den Cookie Hinweisen.

7. Anfrageformular, Kontakt und E-Mail

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Anfrageformular werden die übermittelten Angaben verarbeitet, insbesondere Name, Firma, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Anzahl Fotoboxen, Kamera, Drucker, aktuell genutzte Software, Nachricht, Zeitpunkt und technische Metadaten. Zweck ist die Bearbeitung von Testzugang, Hardware-Abstimmung, Support und Rückfragen. Anfragen werden per E-Mail verarbeitet und in der internen E-Mail-Warteschlange protokolliert, soweit dies für Versand, Nachweis und Fehleranalyse erforderlich ist.

8. Kundenkonto, Registrierung und Login

Für Kundenkonto und Login werden insbesondere Name, E-Mail Adresse, Passwort-Hash, Bestätigungsstatus, Konto-ID, Rollen, Loginzeitpunkte, Sitzungs-Cookies, Sicherheits-Token, Gerätezuordnungen, Freischaltstatus und technische Statusdaten verarbeitet. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

9. Google Login

Wenn die Anmeldung über Google genutzt wird, wird zur Authentifizierung zu Google weitergeleitet. FotoboxSuite verarbeitet anschließend die von Google zurückgegebenen für den Login erforderlichen Daten, insbesondere bestätigte E-Mail Adresse, Name und eine technische Google-Kennung. Die Verarbeitung durch Google richtet sich nach den dortigen Bedingungen und Datenschutzhinweisen. Google Login ist nur nutzbar, wenn die OAuth-Konfiguration auf dem Server aktiv ist.

10. E-Mail Bestätigung und Passwort zurücksetzen

Für Konto-Bestätigung und Passwort-Rücksetzung werden E-Mail Adresse, Token-Hash, Ablaufzeitpunkt, Versandstatus und technische Protokolldaten verarbeitet. Tokens sind zeitlich begrenzt und dienen ausschließlich der Sicherheit des Kontos.

11. Geräteinformationen und Updatekanal

Beim Verbinden der Windows App und beim Abruf des Updatekanals können Geräte-ID, Gerätename, Maschinenname, Appversion, Produkt, Plattform, Updatekanal, installierte Version, Zeitpunkt, IP-Adresse, Lizenzstatus und technische Diagnosedaten verarbeitet werden. Zweck sind Gerätesynchronisation, Freischaltung, Missbrauchsprävention, Support und kontrollierte Bereitstellung von Updates.

12. Events, Galerien, Fotos und Uploads

Bei Nutzung von Eventverwaltung und Online Galerien werden je nach Funktion Eventnamen, lokale Event-IDs, Galeriekennungen, Teilen-PINs, Freigaben, Druckkontingente, Dateinamen, Bilddateien, Uploadzeitpunkte, öffentliche oder schwer erratbare Galerie-Links und technische Protokolldaten verarbeitet. Kunden sind für Rechtmäßigkeit, Einwilligungen, Informationspflichten und Rechte an hochgeladenen Fotos in ihrem eigenen Verantwortungsbereich verantwortlich.

13. Rechnungen und Abrechnung

Soweit Rechnungsfunktionen genutzt werden, können Name, Anschrift, E-Mail Adresse, Leistungsdaten, Zeitraum, Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsstatus und steuerlich erforderliche Angaben verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind Vertragserfüllung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

14. Supportzugriff

Supportzugriffe erfolgen nur anlassbezogen, soweit dies zur Fehleranalyse, Einrichtung, Sicherheit oder Unterstützung des Kunden erforderlich ist. Dabei können technische Kontodaten, Geräteinformationen, Eventdaten, Galerieinformationen und Protokolldaten eingesehen werden. Soweit möglich, wird der Zugriff auf das erforderliche Maß beschränkt.

15. Empfänger und E-Mail Versand

Empfänger personenbezogener Daten können technische Dienstleister, Hostinganbieter, E-Mail Versanddienstleister, Steuerberatung, Zahlungsdienstleister und Behörden sein, soweit dies für Betrieb, Vertragserfüllung, Support, Abrechnung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

16. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht beabsichtigt, außer sie ergibt sich aus aktiv genutzten Diensten wie Google Login oder künftig eingebundenen Dienstleistern. In diesen Fällen erfolgt die Nutzung nur nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen.

17. Speicherfristen und Löschkonzept

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsinteressen oder Nachweispflichten entgegenstehen. Vertrags- und Rechnungsdaten werden entsprechend handels- und steuerrechtlicher Pflichten aufbewahrt. Anfrage- und Supportdaten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn sie für Bearbeitung und Nachweis nicht mehr erforderlich sind. Event- und Galeriedaten werden nach Kundeneinstellung, Vertragsende oder berechtigter Löschanforderung gelöscht, soweit keine Sicherungs-, Nachweis- oder Abrechnungspflichten entgegenstehen. Server Logs werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.

18. Sicherheit

Es werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff, Veränderung und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören Transportverschlüsselung, Passwort-Hashing, rollenbezogene Berechtigungen, Zugriffsbeschränkung, Protokollierung, Datensicherung im angemessenen Umfang und regelmäßige technische Pflege.

19. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

20. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig kann insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de, sein.

21. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, technische Abläufe, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.